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Donnerstag, 14. Dezember 2017
09:00 - HIT und TAM - Die Datenbank sicher bedienen und auswerten!
Zusatztermin Kreisstelle der Landwirtschaftskammer in Saerbeck



29. 11. 2017

Welcher Scanner ist am besten geeignet?

Auf dem Weg zum digitalen Agrarbüro spielt der Scanner eine entscheidende Rolle. „Welcher Scanner ist denn am besten geeignet?“ Diese Frage taucht in Seminaren immer wieder auf. Deshalb haben wir einige Informationen zusammengestellt, die Ihnen die Entscheidung für das ein oder andere Modell erleichtern können. Denn die Auswahl ist riesig!

Um möglichst viele Dokumente in kurzer Zeit einzuscannen ist der Dokumentenscanner eine gute Wahl. Das Papier wird von oben in eine Öffnung (Papier-Einzug) gesteckt und kommt am unteren Ende des Gerätes wieder heraus. Der Scanner nimmt durch seine vertikale Ausrichtung recht wenig Platz in Anspruch.

Dokumentenscanner kosten in der Regel zwischen 250 und 600 Euro. Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines Dokumenten-Scanners achten:

  1. Geradedrehen der Dokumente (Standard): Wenn auch etwas „schief“ gescannt wird, erscheint das digitale Dokument schön ordentlich.
  2. Duplex-Funktion: Gleichzeitiges Einscannen von Vorder- und Rückseite (Standard)
  3. OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition): Erkennt Buchstaben, Zahlen und Zeichen, obwohl die Datei eigentlich ein Bild ist. Damit ist eine umfangreiche Suchfunktion möglich. Sollte Ihr Scanner auf jeden Fall haben!
  4. Anzahl der Blätter im Einzug / ADF (Automatischer Vorlagen-Einzug) oder Feeder (engl. Fütterer): Mit einem „Rutsch“ wird ein ganzer Papierstapel eingescannt, der Einzug erfolgt Blatt für Blatt automatisch. Die Anzahl der Blätter im Einzug spielt bei Ihrer Wahl eine wichtige Rolle. In der Regel können zwischen 25 und 60 Blätter auf einmal in das Eingabefach gelegt werden. Je mehr Sie scannen wollen, umso größer sollte die Zahl sein.
  5. Papierformat: Können unterschiedliche Papierformate (z. B. kleiner Beleg und DIN A4-Rechnung) gleichzeitig in den Einzug gelegt werden? Das ist ja insbesondere bei der Beleg-Archivierung in der Buchführung wichtig!
  6. Geschwindigkeit: Wird angegeben in Einzug (Seiten) pro Minute, z. B. 40, 50 oder 60 (Achtung: Geschwindigkeit sollte mit dpi-Wert korrelieren. Je höher die Geschwindigkeit, umso höher sollte auch der dpi-Wert sein.)
  7. Auflösung in dpi: Die Auflösung wird in Pixel angegeben. Als Richtwert für Texte gilt ein Wert zwischen 300 und 600 dpi. Für Bilder und Dias liegt der Wert höher – bis zu 4000 dpi.
  8. Scans pro Tag oder Tagesvolumen: Dieser Wert gibt an, wie viel der Scanner pro Tag schafft. Zum Beispiel 1500 oder 3500 Scans. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Wie viele Dokumente wollen Sie pro Tag scannen?
  9. Kompatibel mit eigenem PC-Betriebssystem: Achten Sie auf die Angabe, ob der Scanner für Windows, Mac oder Linux geeignet ist. Er muss zu Ihrem PC-Betriebssystem passen.
  10. WLAN Verbindung möglich? Oder reicht ein USB-Anschluss? Wie ist die Situation in Ihrem Büro?
  11. Gewicht: Soll das Gerät immer an derselben Stelle stehen? Oder soll es auch mal mobil genutzt werden? Achten Sie dann auf das Gewicht!
  12. Schnittstellen mit anderen Software-Programmen: Mit welchem Programm arbeiten Sie weiter, um die eingescannten Dokumente zu verwalten, z. B. digitale Belegarchivierung mit Buchführungs-Software? Passen die Geräte zueinander, gibt es Schnittstellen? Sprechen Sie am besten mit Ihrer Buchstelle oder dem Anbieter Ihres Buchführungsprogramms.
  13. Flachbettscanner integriert: Einige Dokumentenscanner haben zusätzlich einen Flachbettscanner integriert. Das unterscheidet den Scanner schon optisch von den anderen. Nützlich ist er dann, wenn auch gebundene Dokumente gescannt werden müssen. Wenn Sie aber bereits ein Multifunktionsgerät haben, können Sie ja auch damit einige gebundene Dokumente einscannen.
  14. Netzwerk: Nicht alle Scanner sind als Netzwerkgerät geeignet, so dass Sie von mehreren PCs Zugriff haben. Überlegen Sie, ob das für Sie wichtig ist oder in Zukunft mit sein könnte. Zum Beispiel, wenn Sie im Büro eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter einstellen.
  15. Fernwartung, Support: Wenn’s mal nicht so klappt wie gehofft, ist es hilfreich, wenn Sie einen Hersteller oder Fachhändler wählen, der einen Support anbietet, wo Sie anrufen und nachfragen können.
  16. Farbtiefe: In der Regel ist der Standard-Wert von 24 Bit ausreichend. Es sei denn, Sie haben hohe Ansprüche an das Scan-Ergebnis, zum Beispiel bei Bildern.
  17. Handhabung: Technische Daten und Zahlen sind wichtig und hilfreich, aber: Das Gerät muss Ihnen auch gefallen. Wie sind die Tasten angeordnet? Welcher Logik folgen sie? Wie intuitiv ist das Gerät für Sie nutzbar? Welche Farbe soll es sein, um zur Einrichtung zu passen?
  18. Software: Zum Scanner gehört eine Software. Wünschen Sie dabei eine Cloud-Verbindung, um Daten auch dort zu sichern? Ist eine Verbindung zum Smartphone gewünscht (App)?
  19. Beleg-Archivierung: Wenn Sie Belege für die Buchführung einscannen möchten, fragen Sie Ihre Steuerberatung! Die Belegarchivierung muss den undefinedGoBD entsprechen!

Tipp: Schauen Sie sich im Internet die Technischen Daten genau an und überlegen Sie, ob alle Funktionen für Ihr Büro passend sind. Zögern Sie nicht, den Support zu kontaktieren und nachzufragen! Der Fachhandel hilft natürlich auch weiter. Mit dieser Checkliste sind Sie jedenfalls gut vorbereitet!

Weitere Informationen finden Sie auf den Hersteller-Websites:
https://www.canon.de/scanners/
http://www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/fi/index.html
https://www.brother.de/scanner/alle-scanner/dokumentenscanner#&xcStartAt=quickfinder
https://www.epson.de/products/scanners
https://www.avision.com/motion.asp?menuid=10075&lgid=3&siteid=100407&cat=9

23. 06. 2017

Beim Druckerkauf gut vorüberlegen

©DigitalGenetics - Fotolia.com

Ein guter Drucker ist für eine reibungslose Arbeit in Ihrem Agrarbüro außerordentlich wichtig. Einen Fehlkauf sollten Sie möglichst vermeiden, stattdessen den Druckerkauf lieber gut vorbereiten. Wir haben für Sie einige Fragen zusammengestellt, die Sie bei der Kaufvorbereitung unterstützen können:

1. Für welche und wie viele Druckaufträge benötigen Sie den Drucker? (Text-Dokumente, Dokumente mit Text und Bildern, Bilder mit hoher Bildqualität). Machen Sie sich ggf. eine kleine Liste, was und wie viel in Ihrem Büro gedruckt wird. Zum Beispiel im Durchschnitt pro Woche oder pro Jahr. Denken Sie auch an "Arbeitsspitzen", die es im Laufe des Jahres gibt. 

2. Möchten Sie einen Farbdrucker oder nur einen Schwarz-Weiß-Drucker? Muss die Farbe besonderen Anforderungen entsprechen? Zum Beispiel dokumentenecht, wasch- und wischsicher.

3. Wo soll der Drucker im Büro stehen? Wie viel Platz ist da? Kann evtl. neuer Platz geschaffen werden? Ist er für einen oder für mehrere Arbeitsplätze gedacht? Multifunktionsgeräte sind platzsparender, da alle Funktionen an einem Platz stehen. Ist aber das Gerät defekt, sind alle Funktionen blockiert.

4. Ist der Drucker schnell genug? Die Schnelligkeit wird in Blatt pro Sekunde angegeben. Für Laien eine trockene Zahl. Lassen Sie sich im Fachhandel ein Gerät vorführen oder machen Sie sich bei Bekannten einen Eindruck wie schnell ein Drucker druckt.

5. Schnelligkeit ist auch beim Start ein Thema! Die einen Drucker brauchen eine längere „Anlaufzeit“ – nichts für Ungeduldige -, die anderen sind schneller zum Druck bereit („Quick First Print Technology“).

6. Wie hoch soll die Druckauflösung (dpi – Anzahl Pixel pro Seitenlänge) sein? Wenn Sie ein Foto-Fan sind wird die Zahl hoch sein. Für den normalen Bürobedarf im Betrieb muss die Auflösung sicher nicht immens hoch sein.

7. Soll nur DIN A4 gedruckt werden oder kommt es auch vor, dass Sie DIN A3 ausdrucken möchten? Werden auch mal dickere Papiere bedruckt (Karten)?

8. Benötigen Sie eine WLAN-Schnittstelle? Wenn nicht jetzt, vielleicht später? Welche Schnittstellen werden sonst noch benötigt (z. B. USB, LAN, Steckplätze für Speicherkarten)

9. Ist das Bedienfeld für Sie ok? Und ist auch sonst vorm Hersteller auf Bedienfreundlichkeit geachtet worden? 

10. Wie laut ist der Drucker? Manche machen viel Krach oder „rappeln ganz schön hin und her“.

11. Wie hoch sind die Anschaffungs- und Folgekosten für Toner oder Tinte? Wie hoch ist der Energieverbrauch? Tintenstrahldrucker haben höhere Folgekosten und sind für "Wenig-Drucker" geeignet, der Laser-Drucker für "Viel-Drucker".

12. Auch wenn Sie ein Multi-Funktions-Gerät kaufen möchten, mit dem Sie zusätzlich scannen und koperen möchten, sollten Ihre speziellen Anforderungen an den Drucker erfüllt werden!

Tipp: Setzen Sie vor dem Druckerkauf Ihre persönlichen und betrieblichen Prioritäten! Welche der genannten 12 Punkte sind für Sie am wichtigsten? Am besten Liste ausdrucken und Prioritäten markieren. Manche haben vielleicht ihren (höheren) Preis, aber bedenken Sie dass Sie den Drucker regelmäßig bedienen werden – da sollte er einwandfrei nach Ihren Wünschen funktionieren! Suchen Sie dann gezielt im Internet oder lassen Sie sich in Ihrem Fachgeschäft beraten. 

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13. 08. 2013

Ergänzen Sie Ihr Notebook durch Bildschirm und Tastatur

© Pixel & Création - Fotolia.com

Die VBG (Ihre Gesetzliche Unfallversicherung) weist in ihrer Fachinformation „Gesundheit im Büro“ darauf hin, dass es auf Dauer ungünstig ist, im Büro ausschließlich mit einem Notebook zu arbeiten. Auch wenn die Bildschirmdarstellung und Qualität moderner Notebooks normalerweise üblichen Flachbildschirmen entspricht, hat das Arbeiten mit dem Notebook folgende Nachteile:

1. Durch die feste Verbindung zwischen Bildschirm und Tastatur ist eine flexible Anordnung nicht möglich. Das kann zu Zwangshaltungen bei der PC-Arbeit führen. 2. Die Notebooktastaturen sind kleiner als normale Tastaturen, sie haben keinen separaten Nummernblock und zahlreiche Doppelbelegungen einzelner Tasten, die mit Funktionstasten abgerufen werden müssen. Bei länger dauernder Eingabetätigkeit am Notebook führt die umständliche Tastenbedienung zu schnellerer Ermüdung.

Wenn aus betrieblichen Gründen regelmäßig an einem Büroarbeitsplatz gearbeitet werden muss, ist mindestens eine separate Tastatur erforderlich, besser ist jedoch eine Dockingstation mit separatem Bildschirm und separater Tastatur. So vermeiden Sie unnötige Belastungen am Arbeitsplatz.

Wenn Sie in Ihrem landwirtschaftlichen oder gartenbaulichen Betrieb ein Notebook im Büro benutzen und längere Zeit damit arbeiten, verschaffen Sie sich Ihrer Gesundheit zuliebe die beschriebene bessere Arbeitssituation. Wenn Sie Arbeitgeber sind, ist es sogar Ihre Pflicht, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der die Gesundheit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihres Mitarbeiters im Büro nicht beeinträchtigt.

Weitere Informationen:
• VBG (Ihre Gesetzliche Unfallversicherung) www.vbg.de
• Beratung Büroorganisation: undefinedIhr Team Agrarbüromanagement bei der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen 

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26. 07. 2012

Schöne Bilder für den Bildschirm

Netzwerk-Agrarbüro

Möchten Sie gern mal ein anderes Bild als Hintergrund für Ihren Desktop (Bildschirm) nutzen? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Blick auf den PC zu verschönern:

1. Wenn Sie Bilder von Ihrem Fotoapparat im PC gespeichert haben, können Sie diese dafür nutzen. Wählen Sie aus Ihrem Bilder-Pool das Bild aus, das demnächst als Bildschirmhintergrund erscheinen soll. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Es erscheint ein Auswahlmenü. Wählen Sie „Als Desktophintergrund verwenden“. Anklicken, fertig!  

2. Windows 7 bietet in seiner Bibliothek Bilder an, die ebenfalls wie oben beschrieben als Desktophintergrund verwendet werden können.

Achtung: Die Auflösung des Bildes (Angabe in Pixel) muss zur Auflösung Ihres Bildschirms passen, sonst ist das Bild zu klein oder unscharf. Wählen Sie nur Fotos aus, die einwandfrei dargestellt werden und die Ihnen gefallen - und zur Freude im Büro beitragen!

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