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25. 08. 2017

Post bearbeiten und nicht vergessen

Ein Brief kommt an, Sie überfliegen den Inhalt und denken: „Das braucht Zeit, das erledige ich später!“ Sie legen den Brief erst einmal auf den großen Stapel. Gemeint ist der, auf dem alles landet was erstmal verschoben wird. Und dann? So mancher Brief gerät auf diesem Wege in Vergessenheit! Nur durch Zufall und meist kurzfristig - oder auch zu spät - kommt die Erinnerung, dass da noch was zu erledigen war...

Wie gelingt es, dass im Agrarbüro nichts vergessen wird?

Die "Wiedervorlage" macht es möglich. Der Begriff kommt aus den rechtsanwendenden Berufen (Richter, Rechtsanwalt) und der Verwaltung. Mit dem Begriff wird eine Frist festgesetzt, bis zu der eine Akte oder ein Vorgang wieder vorgelegt werden soll. Wiedervorlagefristen werden in einen Fristenkalender eingetragen, damit eine Akte nicht in Vergessenheit gerät und rechtzeitig bearbeitet wird. (Quelle: www.wikipedia.de)

Bei der Wiedervorlage geht es also darum, dass Sie bestimmte Schriftstücke nicht jetzt sofort sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten wollen. Dabei kann es sich um Rechnungen handeln, die erst in 3 Wochen überwiesen werden müssen, um Antragsformulare, die erst in zwei Monaten ausgefüllt sein sollen oder um eine Anfrage Ihres Geschäftspartners, auf die Sie in der nächsten Woche ausführlich antworten wollen. Gemeinsam ist allen Schriftstücken, dass bei Nicht-Bearbeitung (viel) Geld verloren geht oder sonst irgendwie Ärger entsteht.

Zwei Dinge sind wichtig:
1. Die Erinnerung an den Termin, wann das Schriftstück bearbeitet werden soll
2. Ein Platz, wo das Schriftstück bis zum Bearbeitungstermin abgelegt wird

Beispiele, wie eine Wiedervorlage funktionieren kann:

Stapelbox oder Mappe

Eine Möglichkeit ist, die Vorgänge, die Sie später bearbeiten wollen, in eine Stapelbox zu legen. Die Stapelbox wird beschriftet, zum Beispiel so: „Wiedervorlage“ oder „Zu erledigen“ oder auch „Noch antworten“. Wählen Sie eine Beschriftung, die für Sie passend ist.

In der Stapelbox sollten maximal 7 einzelne Vorgänge liegen - am besten in Sichthüllen. Deponieren Sie wirklich nur wichtige Unterlagen, die tatsächlich noch bearbeiten müssen. Sollen die Unterlagen etwas vor sortiert werden, nutzen Sie mehrere Stapelboxen und beschriften diese. Zum Beispiel: Rechnungen prüfen, Rechnungen überweisen, Erledigen, Fragen an den Chef, Eilt.

Alternativ können Sie auch eine Ordnungsmappe mit mehreren Fächern nutzen. Einfach mal testen, was besser gefällt! Wenn es nicht so viele Wiedervorlagen sind, kann es auch ein fester Platz auf dem Schreibtisch sein, wo Sie die Schriftstücke in Sichthüllen platzieren.

Die Wiedervorlage in Box oder Mappe funktioniert nur gut, wenn Sie den Stapel oder die Mappe auch regelmäßig abarbeiten, zum Beispiel einmal pro Woche. Bei der Durchsicht werden Sie an die Fristen erinnert. Ist ein Vorgang besonders eilig, "darf" das Dokument auch direkt am Arbeitsplatz liegen oder im Fach "Eilt".

Pultordner mit Fächern 1 - 31

© Josef Becker - Fotolia.com

Der Pultordner hat 31 Fächer - für jeden Tag des Monats ein Fach. So können Sie zum Beispiel eine Rechnung in das Fach mit der Nummer 10 legen, wenn Sie am 10. des Monats diese Rechnung bearbeiten (kontrollieren oder überweisen) wollen. Haben Sie für den 20. des Monats eine Einladung erhalten, wird die Einladung in das Fach mit der Nummer 20 gelegt. Vorgänge, die erst im kommenden Monat eine Rolle spielen, werden im letzten Fach abgelegt und zu Beginn des neuen Monats den einzelnen Terminen zugeordnet.

Einen Nachteil hat der Pultordner: Wenn Sie ein bestimmes Dokument suchen, müssen Sie erst die Mappe durchsehen. Ist die Anzahl aber insgesamt überschaubar, kann man mit dieser Methode gut auskommen. Voraussetzung für die sehr genaue Terminarbeit mit einem Pultordner ist, dass man die Dokumente in den einzelnen Fächern regelmäßig bearbeitet.

Hängeregistratur

Anstelle des Pultordners mit seinen Fächern 1 bis 31 für jeden Tag des Monats treten die Hängemappen in einer Hängeregistratur mit den entsprechenden Reitern. Das System ist das gleiche. Letztendlich entscheidet dann Ihre Vorliebe für das eine oder andere. Die Hängeregistratur können Sie zum Beispiel im Schreibtisch unterbringen oder auch im Regal gleich nebenan positionieren.

Tipp: Hängeregistraturen gibt es als Rollwagen. Damit sind Sie flexibel, wenn mehre Mitarbeiter damit arbeiten sollen.

Terminstationen mit Orga-Mappen

Mappei und Classei bieten Terminstationen an. Das sind Boxen mit Leitkarten von 1 bis 31. Auch hier haben Sie für jeden Tag ein Fach, in das Sie Ihre Dokumente einstellen können. Das System ist aber darauf ausgerichtet, dass man mit dem gesamten Orga-Mappen-System arbeitet. Bevor Sie umsteigen, sollten Sie das System auf jeden Fall mit einer Probe-Box testen. www.mappei.de oder www.classei.de  

Terminkalender und Ablage im Zielordner

© Jürgen Fälchle - Fotolia.com

Der Blick in den Terminkalender zeigt, wann Sie Zeit haben und wann nicht. Wählen Sie einen passenden Tag aus, an dem Sie den Vorgang bearbeiten wollen. Der Brief selbst mit seinen Anlagen (zum Beispiel ein Formular, das Sie noch ausfüllen müssen) kommt schon in die Zielablage, zum Beispiel in den Aktenordner, wo der Vorgang auch langfristig nach der Bearbeitung aufbewahrt werden soll.

Bei einem Förderantrag zum Beispiel würden Sie sich in Ihrem Terminkalender den Tag X notieren, an dem Sie den Antrag bearbeiten wollen, zum Beispiel drei Wochen vor Fristablauf für die Abgabe des Antrags. Die Notiz in Ihrem Terminkalender lautet „Förderantrag XY bearbeiten“. Zur Erinnerung können Sie sich den Ort, wo sich der Antrag befindet, dazu notieren: „Antrag im Ordner Förderung“. Am Tag mit der zuvor genannten Notiz in Ihrem Kalender holen Sie den Antrag wieder hervor und bearbeiten ihn. Das Fristende, an dem der Antrag bei der zuständigen Stelle eingereicht werden muss, sollte zur Sicherheit zusätzlich rot im Kalender eingetragen werden: „Fristablauf Förderantrag XY“.

Voraussetzung für diese Wiedervorlage ist, dass Sie einen Terminkalender am Schreibtisch nutzen, der ausreichend Platz für solche Einträge bietet. Zum Beispiel ein Querkalender mit Spiralbindung. Dieser bietet in der Regel eine Wochenübersicht und Stundendarstellung.

Tipp: Anstelle des klassischen Spiral-Terminkalenders können Sie - sofern Sie täglich damit arbeiten - auch in MS-Outlook die Funktionen "Kalender" oder "Aufgaben" mit Erinnerung nutzen.

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