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28. 10. 2016

Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb

Die Büroarbeit ist ein verantwortungsvoller Aufgabenbereich im landwirtschaftlichen und gartenbaulichen Unternehmen. Im Agrarbüro laufen alle Fäden zusammen. Buchführung, Dokumentationen zur Einhaltung des Fachrechts, Mitarbeiterverwaltung sowie betriebsspezifische Fördermaßnahmen spielen eine wesentliche Rolle. Zunehmende Qualitätssicherung und Teilnahme an privatwirtschaftlichen Qualitätssystemen wie QS, GlobalG.A.P, QM geht mit mehr Aufzeichnungen und Kontrollen bzw. Audits einher. Grund genug, das Betriebsbüro gut auszustatten und effizient zu organisieren.

Kontakt: Auf diesen Seiten finden Sie hilfreiche Tipps und Fachinformationen für Ihre Büroorganisation. Wenn Sie Fragen haben oder sich gern beraten lassen möchten, kontaktieren Sie uns einfach: netzwerk-agrarbuero(at)lwk.nrw.de

28. 10. 2016

Entrümpeln - Endlich wieder Platz und freie Sicht!

©Gunnar Assmy - Fotolia.com

Entrümpeln tut gut, befreit und verschafft neue Sicht(weisen)! Wer sein Büro mal so richtig aufgeräumt hat, weiß den aufgeräumten Zustand zu schätzen. Experten-Ratgeber sagen sogar: Klarheit außen, Klarheit innen! Ein chaotisch überfüllter Schreibtisch in einem auch sonst überladenen Büro kann sogar zu schleichendem Dauerstress führen. Machen Sie Schluss mit überfüllten Regalen, Tischen und Schränken. Eine Aufräumaktion lohnt sich! Im Winter ist die beste Zeit! 

In einer Stunde kann vieles entsorgt werden: Alte Kataloge, alte Verzeichnisse, alte Zeitschriften. Auch im „Vorbeigehen“, kann immer mal wieder etwas in den Papierkorb oder die Altpapier-Kiste wandern. Der kaputte Stift, die zerknitterte Sichthülle oder die Broschüren und Angebote, die man sowieso nicht mehr liest. Verbannen Sie alles aus dem Büro, was nicht der Büroarbeit dient. Romane, Spiele, abgestellte elektrische Geräte oder sonstige Gegenstände. Schaffen Sie sich wieder freien Platz und freie Sicht. Das tut einfach gut!

Haben Sie’s gewusst? Nach einer gelungenen Wegwerfaktion – egal ob bei einer Großaktion oder in kleinen Schritten – bleiben oftmals nur die Hälfte oder noch weniger Unterlagen und Dinge im Büro übrig. Alle anderen waren tatsächlich einfach überflüssig!

10. 09. 2015

Büro-Test

(aid) Wie steht es um Ihre Büroorganisation? Ein Gefühl sagt Ihnen sicherlich schon ungefähr, wie zufrieden oder auch unzufrieden Sie mit der Situation in Ihrem Betrieb sind. Es gibt Bereiche, die gut laufen und solche, wo Sie nicht so gut zurechtkommen. Eine genaue und ausführliche Analyse hilft, die Schwachstellen herauszufinden und darauf aufbauend passende Lösungen zu entwickeln. Aber auch ein kurzer Test, kann dazu beitragen, den Standort ungefähr zu bestimmen. Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft und was nicht. Je mehr Kreuze Sie in der Spalte Trifft zu machen, desto dringender ist der Handlungsbedarf.

undefinedBüro-Test zum Download

28. 10. 2016

Tipps für den Weg zum "Wohlfühlbüro"

Schaffen Sie sich ein Büro, in dem Sie sich wohl fühlen! Fangen Sie am besten schon heute mit einer Veränderung an:

Hängen Sie sich schöne Fotos oder Bilder an die Wand, die bei Ihnen positive Gefühle wecken oder Sie einfach zum Schmunzeln bringen.

Bringen Sie Farbe ins Büro, zum Beispiel mit einem neuen Anstrich. Klare belebende Farben wie Rot und Orange wirken auf die meisten Menschen positiv und aktivierend. Pastellfarben wirken eher beruhigend. undefinedWeitere Infos zur Farbwirkung...

Räumen Sie überflüssige Gegenstände aus dem Büro  und schaffen Sie Luft und freie Flächen.

Kaufen Sie sich ein paar neue gute Kugelschreiber oder andere Stifte, mit denen das Schreiben Spaß macht. Benötigen Sie vielleicht neue Textmarker, die wieder gut funktionieren?

Belohnen Sie sich, wenn Sie eine schwierige Aufgabe erledigt haben. Gönnen Sie sich eine Tasse Kaffee oder eine kleine Auszeit.

Investieren Sie gezielt in eine (kleine) Neuanschaffung, zum Beispiel einen neuen Locher, eine neue Tastatur oder sogar einen neuen Bürostuhl. Überlegen Sie, was Ihre Arbeit im Agrarbüro erleichtern oder verbessern würde.

Wenn nicht jetzt, wann dann?

Studien und Erfahrungen zeigen, dass Arbeitsmotivation und Leistung besser sind, wenn das Umfeld stimmt und das Büro ein "Wohlfühl-Büro" ist!

29. 10. 2016

Bringen Sie neuen Schwung in Ihr Agrarbüro

©Colours-Pic - Fotolia.com

Mal ehrlich, mögen Sie Ihr Büro? So wie es jetzt ist? Mit allem Drum und Dran? Wenn ja, dann können Sie sich glücklich schätzen. Ein Büro, in das man gern hineingeht, ist die beste Voraussetzung für eine Arbeit, die man nicht so gerne tut. Mögen Sie Ihr Büro hingegen nicht, verändern Sie’s. Wir haben einige Empfehlungen für Sie, die neuen Schwung in Ihr Agrarbüro bringen.

Veränderungen, die gut tun. Fragen, die weiterbringen.

Räumen Sie etwas um...

Ist der Drucker an jetzigen Stelle gut platziert oder wäre er an anderer Stelle besser erreichbar? Stehen die Ordner so zusammen, wie Sie es gerne möchten oder könnten einige umgestellt werden? Liegen Ersatzmaterialien, auf die Sie nur einmal im Monat zugreifen, in der Schreibtischschublade oder wären sie besser im entfernteren Schrank untergebracht?

Werfen Sie etwas weg...

Benötigen Sie die Prospekte von 2013 noch oder können Sie jetzt ins Altpapier? Wird das ausgetauschte Faxgerät wirklich noch gebraucht oder kann es zum Elektroschrott? Werden die Papier-Formulare noch genutzt oder sind sie längst durch digitale ersetzt?

Machen Sie etwas schön...

Könnte vielleicht eine Grünpflanze die Ecke hinten links - da fällt beim Betreten des Raums der Blick besonders hin - attraktiver wirken lassen? Haben Sie ein schönes Urlaubsfoto, das Sie vergrößert an die Wand hängen könnten? Würde vielleicht ein neuer Bildschirm den täglichen Blick in den Computer nicht nur verschönern sondern auch noch gesünder machen?

Rufen Sie jemanden an...

Ist die Beleuchtung im Büro hell genug oder müsste der Elektriker eine neue Leitung legen? Blendet das Sonnenlicht bei der PC-Arbeit oder müsste der Dekorateur einen Blendschutz anbringen? Ist das Büro gut beheizt oder soll der Installateur den Heizkörper endlich erneuern?

Kaufen Sie etwas ein...

Irgendetwas fehlt immer. Druckerpapier, gute Stifte, neue Ordner, schnurlose Tastatur, CD´s, externe Festplatte, Hängeregister, Stehsammler, Notizblock, Schreibtischlampe, Aktenvernichter. Sicher gibt es einige Dinge, die neuen Schwung in Ihr Agrarbüro bringen können. Es müssen ja nicht immer gleich große Anschaffungen sein.

Tipp: Wenn Sie Ihr Büro etwas genauer unter die Lupe nehmen möchten, hilft Ihnen der Basis-Check Büroorganisation. Sie finden den Basis-Check zum kostenlosen Download im Formularcenter im Sachgebiet „Büroorganisation“. undefinedZum Formularcenter 

29. 10. 2016

Den inneren Schweinehund überwinden mit der 10-Minuten-Routine

Der Schreibtisch liegt voll mit Papieren und Stapeln, die Ordner liegen um den Schreibtisch verstreut und auch der Besprechungstisch und die Fensterbank müssen herhalten und als Ablage dienen. Chaos pur! Bei diesem Anblick macht es den meisten Menschen keinen Spaß, anstehende Büroarbeiten zu erledigen, müsste doch eigentlich erst mal der Arbeitsplatz frei geräumt werden. Damit es erst gar nicht so weit kommt, testen Sie die 10-Minuten-Routine:

Stellen Sie sich vor, wie aufgeräumt Ihr Arbeitsplatz sein soll, wenn Sie am nächsten Morgen mit der Büroarbeit beginnen. Und genauso wie Ihr Bild im Kopf aussieht, genauso verlassen Sie den Arbeitsplatz am Abend. Dazu sind meistens diese kleinen „Arbeiten“ nötig:

1. Stifte zurück in die Box oder in die Schublade legen
2. Laufende Vorgänge in Ablagefächer, undefinedOrdnungsmappen oder Hängeregister einordnen
3. Aktenordner an fest definierte Orte ins Regal zurückstellen
4. Postausgänge ins entsprechende Fach ablegen
5. Büroaufgaben für den nächsten Tag kurz planen - To-do-Liste
6. Benutzte Kaffeetassen oder Gläser mit in die Küche nehmen
7. Sonstige Dinge die nicht ins Büro gehören an Ort und Stelle bringen

Fertig! Und sollte Ihr „innerer Schweinehund“ laut kläffen und sagen: „Lass doch das Aufräumen sein, das macht viel zu viel Arbeit!“ Dann antworten Sie ihm: „Lass mich nur machen! Wenn ich jetzt kurz aufräume, habe ich morgen ein Problem weniger! Schau Dir mein Bild im Kopf an! Auf den vielen freien Plätzen darfst Du Dich dann auch ausruhen!“

11. 04. 2011

Eigene LKV-Tabelle - So gelangen die Infos vom Büro in den Stall

©Fotolyse - Fotolia.com

Als Milchviehhalter müssen Sie die Untersuchungsergebnisse der Tankproben stets im Blick haben. Die zeitnahe Zusendung der Kontrollwerte per E-Mail durch den Landeskontrollverband ist daher eine gute Sache. So kann im Betrieb auf veränderte Zahlenwerte schnell reagiert werden. Aber wie kommt die aktuelle Information aus dem Agrarbüro schnell und übersichtlich in den Stall oder zur Besprechung an den Tisch?

Eine Bäuerin aus dem Bergischen Land hat für sich und Ihren Ehemann, der für die Betreuung der Kuhherde verantwortlich ist und den Computer meidet, eine gute Lösung gefunden: Nach Eingang der E-Mail im Büro trägt die Bäuerin die Kontrollwerte in die Tabelle „LKV-Kontrollwerte“ ein. Auf eine Tabellen-Seite passen die Werte von ungefähr 28 Kontrolltagen. So entsteht ein guter Überblick über die Entwicklung der Kontrollwerte.

Ein weiterer Aspekt ist, dass bei TMR-Fütterung (Totale Mischration mit dem Futtermischwagen) Veränderungen der einzelnen Futterkomponenten im Hinblick auf Fett und Eiweiß direkt gesehen werden. Futteränderungen können dazu notiert werden. Ein Tabellenausdruck erspart rund 7 bis 10 Papierausdrucke der E-Mails. Und das ist gut für die Umwelt.

Eine gute Idee für die Zusammenarbeit zwischen Büro und Stall!

undefinedTabelle LKV-Kontrollwerte - Muster

undefinedTabelle LKV-Kontrollwerte - leer